Informationen zur Eigentümerversammlung in elektronischer Form

 


 

Eigentümerversammlung im hybrid-digitalen Verfahren

 

Mit Änderung des Wohnungseigentümergesetzes (WEG-Reform) haben sich zum 01.12.2020 einige Neuerung ergeben. Eine der innovativsten und zugleich mit Missverständnissen verbundenen Regelungen ist die in §23 (1) ermöglichte Eigentümerversammlung im Rahmen der elektronischen Kommunikation.

Anbei möchten wir Ihnen eine Hilfestellung und zugleich einen Leitfaden hierzu geben.

 

Wohnungseigentumsgesetz § 23 (1):
Angelegenheiten, über die nach dem Gesetz oder nach einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer die Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden können, werden durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.

 

Durch die Gesetzesänderung zum 01.12.2020 soll es Eigentümern möglich gemacht werden, an Versammlungen in elektronischer Form teilzunehmen.

 

Hinweise:
- Eine reine digitale WEG-Versammlung gibt es auch nach der WEG-Reform nicht. Nach Klärung aller Details ist eine Teilnahme an der Versammlung in elektronischer Form möglich.
- Eine Präsenzveranstaltung ist nach wie vor zwingend. Allen Eigentümern soll weiterhin die Teilnahme möglich sein und muss gewährleistet werden. Es sollen keine Eigentümer durch technische Barrieren ausgeschlossen werden.
- Die Abstimmung auf elektronischem Weg ist zukünftig möglich
- Es ist ein konkreter Beschluss der Eigentümer vorab erforderlich, dass zukünftig eine hybride Versammlung durchgeführt wird und eine Online-Teilnahme möglich ist. Jeder Eigentümer hat jedoch gleichzeitig das Recht, an einer Präsenzveranstaltung teilzunehmen.

 

In einem konkreten Beschluss der Eigentümer über eine Versammlung in elektronischer Form müssen vorab durch Beschluss folgende Themen geklärt sein:
- welches konkrete elektronische Tool soll zukünftig verwendet werden
- welcher Anbieter (z.B. Betrieb durch den WEG-Verwalter; Betrieb durch Dritte)

- wie werden die regeln während der Versammlung gesteuert (Meldungen, Beschlüsse, Redezeit)
- welche technischen Anforderungen bestehen für die Teilnehmer, die angemieteten Räumlichkeiten und die Verwaltung
- wie ist Datensicherheit gewährleistet
- welche zusätzlichen Kosten entstehen für die WEG, den einzelnen Teilnehmer für erhöhten Aufwand der zusätzlichen Einladung, erhöhten Aufwand der Verwaltung, Anforderungen an die Räumlichkeiten, Datensicherheit, Hard- und Software etc.
- Information zur Datenverarbeitung nach DSGVO

 

Der Beschluss der Eigentümergemeinschaft über zukünftige Online-Teilnahme:

- der Beschluss über eine Online-Teilnahme kann differenzieren
- es kann WEG-Versammlungen mit und ohne Online-Teilnahmemöglichkeit geben (z.B. 1x im Jahr Präsenz, sonst Online-Teilnahme)
- es kann von Versammlung zu Versammlung entschieden werden
- es kann von Versammlungspunkt zu Versammlungspunkt entschieden werden
- bei Verstößen von Eigentümern gegen die Nichtöffentlichkeit muss die Versammlung abgebrochen werden und könnte womöglich die zukünftige Online-

Teilnahme für einzelne Eigentümer eingeschränkt werden

- Rechte können differenziert für die Online-Teilnahme vergeben werden (zuhören, Rederecht, Antragsrecht, abstimmen)
- Geheime Abstimmungen müssen gesondert geregelt werden

 

Nichtöffentlichkeit der Versammlung:

- grundsätzlich gilt die „Nichtöffentlichkeit“ der Versammlung
- bei einem Verstoß der Nichtöffentlichkeit muss die Versammlung abgebrochen werden oder Beschlüsse können angefochten werden

Wie könnte die Nichtöffentlichkeit gewährleistet werden?
- individuelle Zuweisung von Benutzerprofil und Zugangsdaten per separater zusätzlicher Einladung zur Eigentümerversammlung durch die Hausverwaltung
- es muss sichergestellt sein, dass nur der konkrete Eigentümer den Zugang nutzen kann

 

Entweder-Oder-Prinzip:

- grundsätzlich gilt – entweder ist der Eigentümer anwesend ODER sein Vertreter, d.h. nicht beide
- grundsätzlich auch online nur ein Teilnehmer

Datenschutz - DSGVO-Anforderungen an das Online-Tool:

- vorab Prüfung des Online-Tools
- erfüllt das Tool die Anforderungen an den Datenschutz (Europ. Recht!)
- ein Tool, das nicht DSGVO-konform ist, dürfte ordnungsgemäßer Verwaltung nicht entsprechen

 

Regeln für den Ablauf einer Online-Versammlung:

- klare Rollenverteilung (wer leitet die Versammlung, wer steuert die Teilnahme, Melderechte und Sprachrechte Online und Präsenz)
- gesicherter Zugang mit individuellen Zugangsvoraussetzungen
- Verwendung der Daten ausschließlich zum Zweck der Online-Teilnahme
- kein Datenabfluss (Aufnahmen müssen ausgeschlossen werden)
- Verschlüsselung (Ende-zu-Ende-Transportverschlüsselung)
- Schriftliche Abfrage der Einwilligung zur Datenverarbeitung vorab durch die Eigentümer
- Möglichkeit zur Verschleierung des Hintergrundes (Eigentümer nehmen aus Wohnungen heraus teil)
- Aufzeichnungsmöglichkeit wird zentral vorher deaktiviert
- Belehrung, dass auch heimliche Mitschnitte nicht erlaubt sind
- Löschung sämtlicher Daten, die nicht protokollrelevant sind, sofort nach Beendigung der Versammlung

 

Einwilligung der Eigentümer zur Datenverarbeitung vor der Online-Versammlung:

- Grundsatz: Für die Datenverarbeitung braucht man eine Rechtsgrundlage, die im Vorfeld mit den Eigentümern geklärt werden muss und Beschlossen werden muss. Gleichzeitig muss eine DSGVO-Verordnung der Eigentümer unterschrieben werden (persönlich). Ein Beschluss kann diese individuelle Einwilligung nicht ersetzen. Die Einwilligung durch den Eigentümer kann jederzeit individuell widerrufen werden
- Die Online-Teilnahme an einer Eigentümerversammlung ist ein eigener Datenverarbeitungsprozess
- Eigentümer, die zur Online-Versammlung nicht einwilligen muss ebenfalls die Möglichkeit der Offline-Versammlung möglich sein

 

Zusätzliche Kosten:

Durch den zusätzlichen Aufwand fallen für die Eigentümer im Rahmen der Online-Versammlung zusätzliche Kosten an durch:

- Beschaffung aller E-Mail-Adressen der Eigentümer
- Zusätzliche Einladung durch den Verwalter in elektronischer Form
- Zusätzliche Moderation der Online-Teilnehmer, Moderation der Präsenzteilnehmer und gleichzeitige Erstellung des Versammlungsprotokolls
- Auswahl der Online-Tools, sowie deren Bereitstellung und dauerhaften Betrieb
- Auswahl und Anschaffung von Hardware und Software im professionellen Umfang
- Technischer Support
- Aufwand des dauerhaften Abgleichs der DSGVO-Verordnung
- Anmietung geeigneter Räumlichkeiten für Präsenz- und Online-Versammlungen (Platzangebot für Präsenzgäste, sowie Angebot der dementsprechenden Bandbreite zur Online Versammlung)

 

Auf dieser Website werden Cookies eingesetzt. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.